A administração da distribuição física ocorre em 3 (três) níveis: estratégico, tático e operacional. (BALLOU, p.43)
O nível estratégico trata da forma como a distribuição física irá se estruturar e organizar para o atendimento ao cliente, em termos gerais. O que se refere a analisar o melhor sistema de processamento de pedidos, desde o sistema para que o cliente possa fazer a solicitação até a sua separação (onde será o local de despacho) e emissão da documentação pertinente; a quantidade e a localização dos próprios depósitos e armazéns, sempre verificando a localização dos fornecedores e dos clientes, a fim de evitar atrasos ou faltas nas entregas dos produtos, que podem gerar algum cancelamento de venda, ou pior, a troca dos seus produtos/serviços pelos da concorrência que atendeu o pedido em prazo aceitável; o melhor modal (ou multimodal) de transporte, ou seja, o melhor sistema de transportes, para que o cliente possa ser atendido dentro do prazo estabelecido, com o melhor nível de serviço (com a documentação e os produtos corretos, sem avarias, embalagem em conformidade com o produto etc), e contribuindo para o menor custo total possível na logística empresarial.
O nível tático se refere à utilização dos recursos de forma eficiente e eficaz. Como um sistema informatizado com todas as informações necessárias para a tomada de decisões tanto do consumidor quanto do profissional responsável pela separação dos pedidos, ou seja, um sistema sempre atualizado, de fácil utilização e aprendizado, que seja claro e objetivo, otimizando o tempo e evitando erros e retrabalhos; verificar se os veículos devem fazer parte da frota da empresa, ou se deve contratar uma empresa de transportes terceirizada para atender a demanda esperada, e quantos veículos são necessários para atender a demanda; avaliar se o atendimento por regiões da cidade é a melhor opção, e em que situações o veículo deve estar com sua capacidade de carga completa ou fracionada (e quanto cobrar em cada situação), para evitar a elevação dos custos de transporte, ao mesmo tempo em que atende as demandas no prazo estipulado.
O nível de administração operacional trata da execução, controle e feedback do atendimento ao cliente, verificando se os processos e procedimentos estão sendo executados conforme o planejado e, se os mesmos, continuam atendendo as necessidades atuais dos clientes, em um ambiente altamente mutável e competitivo; efetuar roteiros de transporte e avaliar as cargas dos veículos em quantidade, peso, manuseio, embalagem, acondicionamento e distribuição para facilitar o carregamento e o descarregamento no trajeto e evitar avarias e perda de tempo; conservar a estrutura e a organização implantadas de forma a evitar interrupções e/ou falhas no atendimento ao cliente; acompanhar e registrar os resultados das atividades operacionais (medição e controle); averiguar se os resultados almejados foram alcançados e informar o feedback dos clientes internos e externos (retroalimentação), visando a melhoria do nível de serviços.
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
BALLOU, Ronald. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física / Ronald H. Ballou; tradução Hugo T. Y. Yoshizaki; 1 ed. - 30. reimpr. - São Paulo: Atlas, 2015.
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